Sistema Intern d'Informació

Per a poder realitzar qualsevol comunicació es podrà fer, si així ho desitja, de manera anònima o no, per les següents vies:

• Intranet corporativa: a través de l'enllaç <https://fueib.factorialhr.es/complaints>.  Aquesta via habilitada permet i garanteix la comunicació anònima, la qual opera a través dels serveis proporcionats pel software Factorial.
• Correu postal: a través de l'adreça
  • A/A: Direcció de la FUEIB
  • Ctra. Valldemossa Km 7,5 Edifici Bartomeu Rosselló Pòrcel (Campus Universitari, 07122 Palma, Illes Balears
• Correu electrònic: a través de l’adreça <canal.intern@fueib.org> 

Només s'acceptaran les comunicacions rebudes a través de les vies establertes en el protocol. Qualsevol comunicació que no es realitzi mitjançant els canals esmentats anteriorment no serà considerada vàlida ni estarà subjecta al protocol.

Estaran subjectes a aquest protocol les accions o omissions següents, presentades per les persones informants protegides pel mateix:

• Qualsevol acció o omissió que pogués constituir una infracció del Dret de la Unió Europea.
• Accions o omissions que puguin constituir infraccions penals o administratives greus o molt greus. En tot cas, s'entendran com a incloses totes aquelles infraccions penals o administratives greus o molt greus que impliquin danys econòmics per a la Hisenda Pública i per a la Seguretat Social.

A continuació es presenten alguns exemples:

• Contractació i adjudicació pública.
• Serveis, productes i mercats financers.
• Prevenció de blanqueig de capitals i finançament del terrorisme. 
• Seguretat i comercialització de productes comercials a la UE.
• Seguretat del transport.
• Protecció del medi ambient.
• Protecció enfront les radiacions i la seguretat nuclear.
• Seguretat dels aliments i els pinsos, sanitat animal i benestar dels animals.
• Salut pública.
• Protecció dels consumidors.
• Protecció de la privacitat y de les dades personals, i seguretat de les xarxes i sistemes d'informació.  

La FUEIB disposa del protocol específic "Gestió del protocol de prevenció d'assetjament en l'entorn laboral de la Fundació Universitat-Empresa de les Illes Balears MP" per gestionar qualsevol acció associada a l'assetjament sexual, laboral o per raó de gènere, el qual estableix les directrius per identificar situacions d'assetjament i els procediments d'actuació, així com els rols i responsabilitats dels òrgans competents.

Les comunicacions han de contenir la següent informació:

• Descripció dels fets de la manera més concreta i detallada possible.
• Data aproximada en la que es van produir els fets.
• Identificació, sempre que sigui possible, de les persones que han participat en els fets.
• Qualsevol informació, evidència o element de prova que faciliti la verificació dels fets.
• Les persones que realitzin les comunicacions per correu postal o reunió presencial hauran de facilitar un correu electrònic o mitjà de contacte a efectes de rebre les notificacions i seguiment de la comunicació.

Les persones interessades a realitzar la comunicació anònimament ho podran fer a través de la via facilitada.

Tota persona física podrà informar l'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant (AAI) o les autoritats o òrgans autonòmics corresponents de la comissió de qualssevol accions o omissions incloses en l'àmbit d'aplicació de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, ja sigui directament o prèvia comunicació a través del canal intern corresponent.

S'ha designat com a responsable del SII al director de la FUEIB.

El termini per resoldre la comunicació una vegada rebuda la comunicació no podrà ser superior als 3 mesos des de la recepció a l'informant del justificant de recepció. Per a casos d'especial complexitat, s’admet una pròrroga de 3 mesos previ informe.

El procediment de gestió de les comunicacions consta de diferents fases:

Fase inicial

Implica l'enviament de la comunicació a través dels mitjans establerts, el registre, assignació d'un codi d'identificació i l'enviament d'un justificant de recepció en set dies. Després, el Responsable del SII realitza una anàlisi preliminar en un mes i decideix admetre o inadmetre la comunicació. En ambdós casos, el responsable del SII haurà de comunicar per escrit a la persona informant la decisió adoptada i el motiu de l'arxivament o de l'admissió de la comunicació.

Fase d'investigació

Es realitzen accions per verificar la veracitat dels fets comunicats. S'elabora un expedient amb informació descriptiva, valoració del contingut i identificació de les persones afectades. En aquesta fase es pot sol·licitar informació, revisar proves, documents, analitzar processos i, si és necessari, recórrer a experts externs. L'expedient inclou la documentació detallada de les accions.

Comunicació a la persona afectada i tràmit d’audiència

El responsable del SII ha d'informar la persona afectada dels fets en un mes des de l'acceptació de la comunicació, podent ajornar-se si posa en perill la investigació. Abans de resoldre, la persona afectada té dret a presentar al·legacions en un termini de 10 dies per aportar proves rellevants. Es garanteix la confidencialitat de la identitat de l’informant i no es revela la informació a la persona afectada. La FUEIB vetlla per la integritat de les proves recollides.

Fase de resolució

El Responsable del SII emet un informe motivat amb mesures com:

• Arxivament de l'expedient si la investigació dels fets assenyalats no revela cap incompliment, manca de proves, absència de fets o falta de veracitat en la informació
• Remissió al Ministeri Fiscal o a la Fiscalia Europea
• Informe favorable sobre la comissió d'una irregularitat o incompliment de la normativa aplicable

La resolució es comunica a la persona informant en un màxim de tres mesos, podent prorrogar-se en casos complexos amb informe justificatiu.

Una vegada que s'ha processat la comunicació, la investigació haurà de seguir el seu curs independentment de si es vol retirar.

Qui faci una comunicació a través de la intranet corporativa ha de recordar les claus d'accés, amb l'objectiu de garantir la màxima seguretat i confidencialitat de la comunicació processada.

En el cas en què no recordi les seves credencials haurà de processar una nova comunicació, indicant en aquesta l'ocorregut i tornant a redactar l'informe amb les pertinents proves.

El tractament de dades personals que derivin de la comunicació rebuda a través del SII es regirà per l'aplicació d'aquest i pel que disposa el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016, la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals, i la Llei orgànica 7/2021, de 26 de maig, de protecció de dades personals tractades per finalitats de prevenció, detecció, investigació i enjudiciament d’infraccions penals i execució de sancions penals.

El responsable del tractament de les dades derivades de les denúncies serà la pròpia entitat, amb les dades següents:

FUNDACIÓ UNIVERSITAT EMPRESA ILLES BALEARS MP (FUEIB)

CIF: G07779895

Domicili: ctra. de Valldemossa, km 7.5, 07122 Palma

Telèfon: 971 17 20 22

<dpo@fueib.org> 

 S'atendrà a les disposicions de l'article 13 del Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016, en els casos en què les dades personals siguin obtingudes directament dels interessats. En aquests casos, s'informarà de manera explícita sobre la confidencialitat de la identitat dels interessats, la qual no es comunicarà en cap cas a la persona afectada ni a tercers.

La identitat de la persona informant només serà revelada a l'autoritat judicial, al Ministeri Fiscal o a l'autoritat administrativa si és necessària dins del marc d'una investigació penal, disciplinària o sancionadora.

L’accés a les dades personals configurades al SII quedarà limitada exclusivament per les persones següents:

• El responsable del SII.
• Els responsables de Recursos Humans i dels serveis jurídics de la FUEIB, quan sigui necessària la seva actuació.
• El delegat de protecció de dades.

No obstant això, altres persones diferents de les esmentades també podran accedir a les dades personals d'un expedient d'investigació específic. Així mateix, la FUEIB podria optar per recórrer a un tercer extern independent, si la seva intervenció fos necessària per adoptar les mesures pertinents.

En cas que la FUEIB rebi informació sobre dades personals que no siguin rellevants per a la investigació o per al coneixement de les accions i omissions incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquest protocol, procedirà a la seva supressió immediata. Igualment, eliminarà les dades personals comunicades que afectin conductes que no estiguin previstes dins l'àmbit d'aplicació d'aquest protocol.

Les dades personals sotmeses a investigació es conservaran al SII només pel temps necessari. En cas que hagin transcorregut tres mesos des de la recepció de la comunicació sense que s'hagin iniciat les actuacions d'investigació, es procedirà a la supressió d'aquestes dades personals, llevat que la finalitat de la seva conservació sigui garantir l'evidència del correcte funcionament del SII.

El delegat de protecció de dades de la FUEIB és el responsable de sistemes de gestió de l’entitat.

Les persones informants podran exercir els seus drets d’accés, rectificació, oposició, supressió, limitació del tractament, portabilitat i de no ser objecte de decisions individualitzades davant del delegat de protecció de dades, a través de l’adreça electrònica <dpo@fueib.org>, mitjançant un escrit motivat que acrediti la seva identitat.